Operations manual

タイムテーブル

 

受付

開催

1回目

10:0010:10

10:1011:00

2回目

11:3011:40

11:4012:30

3回目

13:3013:40

13:4014:30

4回目

15:0015:10

15:1016:00

解錠時間:830分  

※スタッフは845分に集合

運営メンバー

統括・スタッフ:各 1人/ ディレクター:1人/ キャスト:2人

スタッフは統括の指示に従ってください。

持ち物:ベージュのパンツ、靴下 、ポロシャツ(お渡しします)

 

統括 荒井080-4400-3426

 

WS担当社員 仲井さん050-3377-1564

 

WK電話窓口折り返し用03-3346-5238

 

WK問い合わせ窓口(お客様ご案内用)0120-92-96869002100年末年始除く)

三井ビル管理03-3344-5630 

1)受付の廊下の電気をつけ空調を設定・ドアを固定、催事案内の掲示
ベネッセ総合受付まで行き、通用口と同じように電気を付け空調設定を行って下さい。受付のドアは閉まってしまわないよう開示案内版で固定して下さい。各部屋の空調を適宜調節してください。(温度を上げる、下げる)

2)ゴミ袋の設置 
控室の会議室(中会議1)にゴミ袋を設置して下さい。
燃えるごみ・燃えないゴミに分別

ゴミ袋は共通BOX内に用意されています

【設営】統括、ディレクターに指示を仰いで設営をお願いします

 

    荷物忘れないかチェック

その日1日使用するツールが全て揃っているか朝の時点で確認をお願いします。共通BOX、各Stageのツールが12階に置いてあるかディレクター、統括と確認をして下さい。

※主に共通BOXは統括、各Stageツールはディレクター管理です

 

    ホワイトボードの引き取りと看板設置

EVホール・廊下・会場入り口】

設置看板は、認定のシールを案内に貼りつけ、EVホール・ベネッセ受付前ホール・廊下・会場入り口にそれぞれ設置します。


会場設営

WS会場にする準備をします。

  1. 壁を動かすくるくるは立会セットに入れてあります
  2. イスとデスクを端に寄せます。
  3. 見学席・荷物置き場・靴置き場を作ります。
  4.  8m角の巨大な白い布を敷いて開催します。3つに折りたたんであるものを、広げて周囲を養生テープで固定します。
  5. 靴置き場も同様に、周囲を養生テープで固定します。お子さんが足をひっかけて転ばないよう安全確認を常にお願いいたします。

 

 

 

受付設営

※スタッフはネームタグ44個あるか確認!

【ダウンロードコンテンツ・ペン・集計シート・各Stageのパンフレット・アンケート・告知ビラ】を大会議室前の受付スペースに並べます。

ダウンロードコンテンツ/文具セット

(受付には各種ご案内を掲示、ダウンロードコンテンツ・ペンをお客様が取りやすいように並べ、集計シート・各Stageのパンフレット・アンケート・告知ビラをセット)

*設営が一通り終わったら朝ミーティングが行われますのでご参加ください。


入場への誘導

【開場10分前~ネームホルダーの配布・チケットの確認・受付】

受付前のお客様待合スペースにて

Benesse待合でお待ちのお客様にネームホルダーを配布する

※親子12枚、見学のかたには配布不要

②チケットの確認※お忘れでないか確認。お名前と生年月日の記入があるか確認。

③受付開始時間になったら注意告知し、大会議へ誘導 ※統括と共に

『◆本日はWorldwide Kids Workshop にご参加いただきありがとうございます。

 

間もなく開場致します。会場に入られますと、携帯電話の使用・写真撮影・動画撮影・録音は一切禁止となりますのでご理解ご協力の程よろしくお願い致します。

 

また、会場内机・椅子が多くありお子さまが走り回られると大変危険でございます。

保護者の皆様はご注意の程、よろしくお願い致します。WS中なるべくお膝の上でご参加ください。

靴は入口で脱いで頂き、シートの上に置いて下さい。ベビーカーは入口左手前のベビーカー置き場に置いて頂くようお願いします。では、ご準備頂けました方より受付までお進みください。』

案内時は(ネームホルダー、ボールペン、サインペン、ダウンロードコンテンツ)を用意し、お忘れのかたにお渡しください。

 

 

受付

①チケット確認

チケットをお預かりし、半券をもぎる※お名前と生年月日を半券に記載頂いてください。

 

◇見学者がいる場合・見学席に誘導する

※『ご見学のかたはお席に座っての見学をお願いします。携帯電話の使用・写真撮影・動画撮影・録音は禁止となりますのでご理解・ご協力をお願いします。』

 ②ダウンロードコンテンツの確認

・『本日ダウンロードコンテンツはお持ちですか』

→忘れた、家にPCがないなどでご持参頂いてないかたには受付用に用意されているものを渡す。

 

◇ネームカード:お子さま・保護者の分を1ずつ選んで頂きお渡しする

※ローマ字で、お子さま・保護者ファーストネームをご記入いただく→*ネームホルダーに入れていただく

 

◇トレーディングカード(Stage1/2/3:男の子・女の子用のものを45枚お渡しする

※真中の空白にローマ字でファーストネームをご記入頂く

 トレードカードは女の子用・男の子用ぞれぞれ3種類づつ用意してあります。髪型などお子さまの特徴にあったものをお選び頂く。

 ★トレーディングカードの説明について(Stage1/2/3

例『トレーディングカードは、WSが始まる前か終わった後にキャストの先生や他のお友達と交換して下さいね』

 

◇インタビューシート(Stage4/5/6):各Stageのものを1枚、お渡しする

★インタビューシートの説明について(Stage4/5/6

例『インタビューシートはWSが始まる前か終わった後にキャストの先生や他のお友達とインタビューをしあって下さいね』

Stage5のみ、キャストとのインタビューの際昆虫シールは1人のキャストからのみ(11枚)貰って下さい、と伝える

 

My First Workshopバッジ

WSへのご参加は初めてですか』とお伺い

My First Workshop バッヂを、両面テープをお渡しし服の上に付けていただく

※バッヂはお客様がダウンロードし、ご持参頂いたものを使用頂く。お忘れの場合受付用に用意してあるものをお渡しする

 

Birthdayバッジ

・生年月日を確認、誕生月の場合Birthdayバッヂを、両面テープをお渡しし服の上に付けていただく※バッヂはお客様がダウンロードし、ご持参頂いたものを使用頂く。お忘れの場合受付用に用意してあるものをお渡しする

 

Birthdayの方のチケット半券には右上隅に○Bと記入しておく*前月・次月にワークショップへの参加実績・予定がない場合もバースデーをお祝出来ますのでお客さまにお伺いするようにしてください。(例:6月は5月と7月生まれのかたのお祝いも出来ます)

   印刷物などの配布物をお渡しする

親子参加1組につき、パンフレット1枚・アンケート1枚・告知チラシ1種につき1枚をペグシルに挟んだものと、半券をもぎったチケット本体をお戻しする

※印刷物は、ペンがついていて危険なのでワークショップ中は持ち歩かず、お荷物と一緒に置いて頂くよう一言お声掛けください。

 

※兄弟参加の場合は兄弟で1枚のご記入でOKです。


お客さま入場後、WSが始まったらチケット数を集計

★お客様が入場し終え、WSが開始したら

・生年月日を確認(1歳以上・就学前であるか、バースディの処理をしてあるか)

◇○Bマークの付いたBirthdayの人数を数える→全アクティビティが終わりに差し掛かり

WSの復習に入ったらディレクター(もしくは統括)にBirthdayの人数を伝える

・参加券、見学券の枚数を確認

・チケットの枚数と実際の参加者、見学者の人数が合っているか確認*統括と一緒に

・きょうだい参加の組数を確認

・振替、チケット忘れの方がいれば人数を確認

*振替等の特別対応については、8【その他突発的な業務】で説明

・集計した数を“受付・チケットチェックシート”に記入

 

・チケットをまとめ、金庫に入れ保管します

WS中の動き

基本の動き◇

WSの盛り上げ(歌・踊り・拍手など)

・走り回っているお子様のケア

※走り回るお子様の制止、保護者様へ走り回らないように注意を促す

・絵本などをキャストが読む際、円の端のお客様まで見えているか、同じ位置まで行って確認。

→見えていない場合、お客様の移動が可能であれば移動して頂くよう誘導する

移動が不可能な場合はディレクターか統括よりキャストに動いて頂くよう指示して貰う

※キャストに移動を誘導して貰うのがベスト、キャストに伝えられるようならばアイコンタクトで伝える

WS実施に関わる補助※7Stageごとの動き】に続く

・写真撮影されている方がいたら

→『写真撮影はご遠慮頂いております』とお伝えし、辞めていただく。

既に撮ってしまった後であれば、確認・消頂く

・見学者が参加者に交じっていたら

→見学者は椅子に座っての見学であることをお伝えし、移動して頂く。

 

※お客様のケアについては、クレームになりかねないデリケートものなので、少しでも不安に感じる場合は統括に報告し、指示を仰ぐor対応を引き継ぐ

WS終了後

    お客様お帰り時には、扉を開けてお見送りをします。

    出入り口付近でネームホルダー、アンケート、ペグシルを回収します

例『お帰りの際、お出口でネームホルダーとアンケートを回収しております。、ネームホルダーのご返却をお願いします。』

全て回収しおえたら、統括へお渡しして下さい

 

次回のWSのビラが用意されている場合は、回収と同時にお渡しするようにします

お客さまが完全に退出されたら、撤収作業に入ります


各ステージの装飾と準備


Stage1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始前

・ホワイトボード、メニュー表・装飾の設置

 

WS

Seven Steps」「The Fruit Song」歌・踊りに参加

Fruits Quiz」「Picture Book Time」円の端のお客様の位置に行き、きちんと見えているか確認

Fruit Card Exchanging Game」ペアになれていないお客様のフォロー

ペアになれていないお客様どおしを引き合わせるorキャストにカード交換を促す

 

Pancake Party」パンケーキが破れてしまったかたがいたらセロハンテープで修正をして差し上げる


Stage2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始前

・ホワイトボード、メニュー表・装飾の設置

 

WS

Old McDonald Had a Farm」「Head,Shoulders,Knees,andToes」歌・踊りに参加

Animal Quiz」円の端のお客様の位置に行き、きちんと見えているか確認

 

Picture Book Time」ヨガストレッチに参加



Stage3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始前

・ホワイトボード、メニュー表・装飾の設置

・緑色の星型のラミネートを養生テープで男性キャストの背中に貼りつける

WS

Twinkle Twinkle Little Star」「Color Song」「Play Star Music」歌・踊りに参加

Star Hunting」ディレクターの指示で星のシールわばらまく(お客様の背後に)

Starlist Sky Art」黒画用紙の名前シールに名前を書かれていないお客様がいたら先に書いて頂くようにお声掛けする

 

Awrd Ceremony」お子さまが賞状を貰うときに拍手で盛り上げ


Stage4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始前

・ホワイトボード、メニュー表・装飾の設置

・布製の世界地図をホワイトボードの貼りつける

・スーツケースの中を空にし、布製のサンドイッチツールをセットする

WS中のアクティビティ中に、スーツケースをキャストが空けた時にバラバラに散るように入れる

・「Make Your Favorite Sandwich」で使用するサンドイッチの具(ラミネート)をロープに洗濯バサミで挟む

1種を61組に分け、取り付ける

WS

I’m a Little Teapot」「Ten Fat Sausages」歌・踊りに参加

Picture Book Time」円の端のお客様の位置に行き、きちんと見えているか確認

Make Your Favorite SandwichSandwichの具材をぶら下げているロープの端を持つ

見学者で妊婦さん・乳児連れ以外の方がいれば見学者に持って頂く

 

Show and Tell」声出し・拍手で盛り上げ



Stage5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始前

・ホワイトボード、メニュー表・装飾の設置

・ロープに養生テープを貼っておく 

WS

A Sailor Went to Sea,Sea,Sea」「Row,Row,Row your Boat」歌・踊りに参加

Putting the Bugs into Groups」ディレクターの合図でロープを会場の真ん中にひく

アクティビティが終わり次第撤収

カラーカードを持ち、会場の隅に立つ

Snake Hunt」ディレクターの合図でロープを会場の真ん中にひく

アクティビティが終わり次第撤収

Picture Book Time」円の端のお客様の位置に行き、きちんと見えているか確認

Show and Tell」声出し・拍手で盛り上げ

 

お子さまが自分の好きなものを英語で発表するが、忘れてきている場合はこちらで準備したものを貸し出す(主にパペット)


Stage6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

開始前

・ホワイトボード、メニュー表・装飾の設置

・ロープに養生テープを貼っておく

WS

Hokey Pokey」「There’s a hole in the middle of the sea」歌・踊りに参加

Game!Game!Game!

*Boatman:水色のロープを2本並行にひく

      アクティビティが終わり次第撤収

      ホワイトボードや机前に立ち、走ったお子さまがぶつからないように注意!

*Red Light,Green Light: ホワイトボードや机前に立ち、走ったお子さまがぶつからないように注意!

Picture Book Time」円の端のお客様の位置に行き、きちんと見えているか確認

Show and Tell」声出し・拍手で盛り上げ

お子さまが自分の夢に関するもの&保護者様がWSの思い出に関する品を英語で発表するが、忘れてきている場合はこちらで準備したものを貸し出す(主にパペット)

 

Award Ceremony」お子さまが賞状を貰うときに拍手で盛り上げ



その他

チケット発券確認
・当日お客様がチケットを紛失した・忘れたとWK電話窓口に連絡が入り、発券を確認してほしいとWSの携帯に窓口より連絡が来る場合

・当日チケットをお忘れになった、無くしてしまったお客様が来た場合
ローソンチケットの小清水さん、梅田さんにご連絡し、チケット 発券の確認をお願いして下さい。
小清水さん、梅田さん不在の際は他の担当者の方でも確認して頂けます。

TEL:03-6730-2202


下記の事項を電話窓口に確認、ローソンさんにお伝えし調べて貰う。
全ての情報が揃わない場合は分かる全ての情報をお伝えする。
 
・お名前
・日時
・参加回(Stage
・開催会場
・予約番号
Lコード(人数報告メールに記載)

 

*発券の確認がとれましたら、WS参加可能となります。

 

振替

遅れてきたお客様や、間違ってチケットをご購入頂いた方は原則お振替の対応等は行っておりませんので、基本的にはお詫びの上お断り致しますが、電車遅延などの理由で25分以上遅れてきたかたなどはお振替の対応を行います。

<振替対応方法>

・当日、お客様のお持ちのStageチケットと同じStageの開催はその後がある場合は、お客様のお時間が許す場合そのまま次回、次々回等のWSにご参加頂いて下さい。

・当日同じStageの開催がない場合は後日のお振替となりますので、お客様対応シートに必要事項をご記入いただき、金庫に入れて下さい。(WS終了後、統括がKJに入れます)後日WS担当よりご連絡いたします。

 

現金授受

WSのチケットは原則事前にローソンチケットで予約、発券して頂いたチケットをお持ち頂いております。

あまり多いケースではないのですが、予約のみして発券してくるのを忘れた方や見学券をどうしてもその場で購入したいといったお客様がいらっしゃり現金でチケット料金をいただく場合がございます。

・発券忘れの場合はローソンさんへ連絡し、予約の履歴があるか確認する

・見学券を強くご要望の場合は、見学席数に空きがあるか統括に確認

 満席、スペース的にご見学頂けない場合は丁重にお断り

予約履歴、見学席空席を確認できましたら領収書を発行、お客様対応シートを記入の上チケット料金を受け取りご入場頂いて下さい。

領収書とお客様対応シートは共通BOXに入っています

 

(チケット料金)

親子ペア券(Stage1Stage6):2,160

親子ペア券(Stage0:3,240

 

見学券:1,080